Document Management:-

                              Document Management system (DMS) एक सिस्‍टम है जो डयॉक्‍युमेंट को प्राप्त करने, ट्रैक करने, मैनेज करने और स्‍टोर करने और कागज को कम करने के लिए उपयोग की जाती है। अधिकांश विभिन्न यूजर्स (हिस्‍ट्री ट्रैकिंग) द्वारा निर्मित और संशोधित किए गए विभिन्न वर्शन का रिकॉर्ड रखने में सक्षम हैं। डिजिटल डयॉक्‍युमेंट के मैनेजमेंट के मामले में इस तरह के सिस्टम कंप्यूटर प्रोग्राम पर आधारित होते हैं।

Document management में कुछ प्रमुख विशेषताएं हैं:

i. चेक इन / चेक आउट और लॉकिंग, एक साथ समन्वय करने के लिए, एक document का editing ताकि एक व्यक्ति के परिवर्तन दूसरे को overwrite न करें

ii. Version control, इसलिए टैब को इस बात पर रखा जा सकता है कि वर्तमान document कैसे आया, और यह पहले आने वाले versions कैसे भिन्न है

iii. एक shared सर्वर पर और shared फ़ाइलों के भीतर डेटा शामिल करके, document management केवल authorizedusers को पहले से मौजूद डेटा को edit करने और डेटा जोड़ने की अनुमति देता है

iv. Document managementprocess के दौरान मानवीय कार्यों की automated ट्रैकिंग होती है

v. कस्टम overflow क्षमताओं का निर्माण सामान्य टेम्पलेट उपयोगों के साथ किया जा सकता है, जिससे दोहराए जाने वाले document निर्माण की आवश्यकता समाप्त हो जाती है

vi. तो हम कह सकते हैं, यह वर्कफ़्लो प्रगति और व्यावसायिक परिणामों के उद्देश्य के लिए डेटा को store करने, ढूंढने, update करने और share करने की एक प्रक्रिया है।

Document Management:-

     Document management is how our organization stores manages and tracks its electronic documents. A document is simply what we have been using to create, distribute and use for years, we can define document management as the software that controls and organized documents throughout an organization. Some key features in document management are

i. Check in /check out and locking, to coordinate the simultaneous, editing of a document so one person’s changes don’t overwrite another’s

ii. Version control, so tabs can be kept on how the current document came to be, and how it differs from the versions that come before.

iii. By containing data on a shared server and within shared files, document management permits only authorized users to edit and add data to already existing data.

iv. Automated tracking of human tasks takes place during the document management process.

v. Custom overflow capabilities can be constructed along with common template usages, eliminating the need for repetitive document creation.

vi. So we can say, it is a process of storing, locating, updating and sharing data for the purpose of workflow progression and business outcomes.